Questionnaire d’Évaluation du Contrôle Interne "Module : Fournisseurs/Achats"

OBJECTIF  DU  CONTROLE N°1 :

S'assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes :

• 01 - Demandeurs d'achats
• 02 - Etablissement des commandes
• 03 - Autorisation des commandes
• 04 – Réception
• 05 - Comparaison commande – facture
• 06 - Comparaison bon de réception – facture
• 07 -  Imputation comptable
• 08 - Vérification de l'imputation comptable
• 09 - Bon à payer
• 10 - Tenue du journal des achats
• 11 - Tenue des comptes fournisseurs
• 12 - Rapprochement des relevés fournisseurs avec les comptes
• 13 - Rapprochement de la balance fournisseurs  avec le compte collectif
• 14 - Centralisation des achats
• 15 - Signature des chèques
• 16 - Envoi des chèques
• 17 - Acceptation des effets
• 18 - Tenue du journal des effets à payer
• 19 - Tenue du journal de trésorerie
• 20 - Annulation des pièces justificatives
• 21 - Accès à la comptabilité générale
• 22 - Suivi des avoirs

OBJECTIF  DU  CONTROLE N°2:

S'assurer que les commandes sont dûment autorisées et que leur suivi permet de connaître les engagements pris par l'entreprise

Questions :

• 1. Les achats de biens ou de services sont-ils commandés seulement sur la base de demandes d'achats établies par des personnes habilitées ?
• 2. Des bons de commande sont-ils systématiquement établis ?
• 3. Si oui, ces bons de commandes sont-ils : a)  prénumérotés ?, b)  établis en quantités et en valeur ?, c)  signés par un responsable au vu de la demande d'achat ?
• 4. Les achats courants sont-ils effectués auprès de fournisseurs dont la liste est approuvée par un responsable ?
• 5. Cette liste est-elle régulièrement revue pour déterminer si les prix payés ne sont pas au-dessus du marché ?
• 6. Les achats non courants font-ils l'objet d'appel d'offre (au moins au-dessus d'un plafond) ?
• 7. Si des bons de commandes prénumérotés sont utilisés, se sert-on de la  séquence numérique pour identifier les retards d'exécution ?
• 8. Les commandes en cours sont-elles régulièrement évaluées pour déterminer les engagements pris par l'entreprise ?
• 9. Y-a-t-il une procédure de relance des fournisseurs en retard de livraison ?

OBJECTIF  DU  CONTROLE N°3:

S'assurer que les marchandises et les services reçus sont conformes aux commandes quant à la qualité, et qu'ils sont enregistrés sans délais.

Questions :

• 1. Les marchandises reçues sont-elles rapprochées des bons de commande en ce qui concerne : a)  les quantités ?, b)  la qualité ?
• 2. Des bons de réceptions sont-ils établis systématiquement (y compris pour des chantiers en cours à l'extérieur et les livraisons directes aux clients) ?
• 3. Si oui, sont-ils : a)  prénumérotés ?,  b)  signés par le réceptionnaire ?
• 4. Un système de bon d'inspection ou autre système de contrôle approprié est-il exercé pour les services reçus ? (éventuellement décrire ces contrôles par nature de service : personnel intérimaire, entretien, etc…).

• 1. Les marchandises ou emballages retournés aux fournisseurs, font-ils l'objet d'un bon de retour ?  Si oui, sont-ils prénumérotés ?
• 2. Les autres réclamations faites aux fournisseurs font-elles l'objet d'un enregistrement systématique ?
• 3. Les bons de retour et les demandes d'avoir sont-ils transmis aux personnes chargées d'obtenir les avoirs ?
• 4. Si oui, ces personnes se servent-elles de la prénumérotation pour vérifier qu'elles reçoivent tous les bons de retour et de demandes d'avoir ?
• 5. Est-il procédé régulièrement à une revue des retours et des réclamations non recoupées avec des avoirs ?

OBJECTIF  DU  CONTROLE N°4:

S'assurer que les marchandises retournées ainsi que les réclamations les quantités, qualités ou délais de livraison, sont suivies de façon à obtenir des avoirs correspondants.

Questions :

• 1. Les marchandises ou emballages retournés aux fournisseurs, font-ils l'objet d'un bon de retour ?  Si oui, sont-ils prénumérotés ?
• 2. Les autres réclamations faites aux fournisseurs font-elles l'objet d'un enregistrement systématique ?
• 3. Les bons de retour et les demandes d'avoir sont-ils transmis aux personnes chargées d'obtenir les avoirs ?
• 4. Si oui, ces personnes se servent-elles de la prénumérotation pour vérifier qu'elles reçoivent tous les bons de retour et de demandes d'avoir ?
• 5. Est-il procédé régulièrement à une revue des retours et des réclamations non recoupées avec des avoirs ?

OBJECTIF  DU  CONTROLE N°5:

S'assurer que les factures et les avoirs sont contrôlés avec les bons de réception ou de retour pour les quantités et la qualité, et avec les bons de commandes pour les prix et conditions de paiement, et que ces factures et avoirs sont approuvés avant d'être enregistrés en comptabilité.

Questions :

• 1. Les factures et avoirs des fournisseurs sont-ils directement transmis du service courrier au service comptable ?
• 2. Est-ce qu'il y a un système de numérotation séquentielle des factures et avoirs à la réception par le service comptable ?
• 3. Indique-t-on la date de réception sur la facture (ou avoir) en même temps ?
• 4. Les doubles de factures et avoirs sont-ils identifiés à l'aide d'un tampon "DUPLICATA" ?
• 5. Les factures et avoirs fournisseurs sont-ils vérifiés par le service comptable : a)  pour les quantités, qualités, prix et conditions de paiement avec les bons  commandes ?,   b)  les qualités et quantités avec les bons de réception ou de  retour ?, c)  l'exactitude arithmétique ?, d)  l'imputation comptable ?, e)  les remises et bonifications dues ?
• 6. Ces vérifications sont-elles indiquées sur les factures ?
• 7. Lorsque des marchandises sont livrées directement sur un chantier ou chez un client, est-ce que l'on a toutes les informations permettant  le contrôle des factures d'achat ?
• 8. Le responsable du service comptabilité approuve-t-il les factures (appuyées des bons de commande et bons de réception) avant d'ordonnancer le  paiement et l'imputation comptable ?
• 9. Si des factures sont envoyées aux services utilisateurs pour approbation : a)  sont-elles accompagnées des pièces justificatives ?,  b)  la comptabilité garde-t-elle une trace de ces envois ?,  c)  les services utilisateurs sont-ils régulièrement relancés ?
• 10. Réserve de propriété : a) existe-t-il une procédure concernant l'identification des opérations qui   comportent des clauses de réserve de propriété ?,  b) cette procédure permet-elle de s'assurer que les actifs et/ou les soldes, des comptes concernés par de telles clauses sont correctement suivis ?

OBJECTIF  DU  CONTROLE N°6:

S'assurer que toutes les dettes (ou recettes) concernant des marchandises ou services reçus (ou retournés) sont enregistrés dans les livres, même si les factures (ou avoirs) correspondants ne sont pas encore reçus ou approuvés.

Questions :

• 1. Le service comptable utilise-t-il les séquences numériques des documents suivants pour s'assurer qu'il reçoit toutes les informations nécessaires : a)  bons de commande ?, b)  bons de réception ?, c)  bons de retour et/ou demandes d'avoir ?, d)  factures et avoirs reçus ?
• 2. Le service comptable se sert-il  de la séquence numérique des factures et avoirs reçus pour vérifier qu'ils sont tous comptabilisés (numérotation d'ordre  interne) ?  
• 3. L'imputation comptable est-elle vérifiée systématiquement ?
• 4. Lorsque des fournisseurs adressent des relevés de compte à la société : a)  ces relevés sont-ils comparés avec les soldes des comptes en comptabilité ?,  b)  les différences sont-elles recherchées et apurés ?,  c)  ces ajustements sont-ils approuvés par un responsable ?
• 5. En fin de période, la comptabilité utilise-t-elle : a)  les bons de réception non facturés et les factures en instance,  d'approbation pour évaluer les charges à payer ?, b)  les bons de retour ou demandes d'avoir pour évaluer les   produits à recevoir ?,  c)  les bons de commande non honorés pour « évaluer les engagements en cours  et/ou rechercher les passifs non enregistrés pour services reçus ».